{"id":35,"date":"2019-02-01T15:08:21","date_gmt":"2019-02-01T17:08:21","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.lawsoft.com.br\/?p=35"},"modified":"2020-01-10T18:25:30","modified_gmt":"2020-01-10T21:25:30","slug":"como-otimizar-o-controle-de-processos-andamentos-e-documentos-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.lawsoft.com.br\/?p=35","title":{"rendered":"Como otimizar o controle de processos, andamentos e documentos"},"content":{"rendered":"\n
\"\"\/<\/figure>\n\n\n\n

Toca o telefone. A secret\u00e1ria do escrit\u00f3rio atende polidamente e repassa a liga\u00e7\u00e3o \u201c\u00c9 o Sr. Fulano\u201d, um de seus clientes mais valiosos. Pronto. Est\u00e1 criado o cen\u00e1rio para o caos. Nos pr\u00f3ximos cinco minutos, advogados, estagi\u00e1rios e secret\u00e1ria devem procurar, onde quer que estejam, informa\u00e7\u00f5es sobre a situa\u00e7\u00e3o do processo deste cliente. Podem estar em pastas f\u00edsicas, documentos em Word, e-mails, pilhas de pap\u00e9is na sua mesa ou em qualquer outro lugar.<\/p>\n\n\n\n

Como advogado, voc\u00ea j\u00e1 deve ter passado por uma situa\u00e7\u00e3o parecida. Seus clientes te ligam sem aviso e, claro, eles esperam que voc\u00ea tenha toda a informa\u00e7\u00e3o que eles precisam na ponta da l\u00edngua. Mas, como voc\u00ea, n\u00f3s sabemos que isso \u00e9 imposs\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

Vivemos na era da tecnologia e, mais importante do que ter a informa\u00e7\u00e3o, \u00e9 saber onde busc\u00e1-la. Sempre foi um desafio para todo escrit\u00f3rio manter um controle eficiente das informa\u00e7\u00f5es dos processos que cuida. Seja l\u00e1 qual for a sua forma de armazenamento destes dados, algumas dicas podem ajud\u00e1-lo a se organizar e manter um banco de dados atualizado.<\/p>\n\n\n\n

Tenha uma forma de armazenamento<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Isso \u00e9 essencial. Se voc\u00ea tiver algumas informa\u00e7\u00f5es cadastradas no Law Office, outras em planilhas de Excel e outras em pastas f\u00edsicas, voc\u00ea n\u00e3o ir\u00e1 saber onde procurar o que precisa com efici\u00eancia. \u00c9 necess\u00e1rio criar uma maneira de armazenar e organizar toda a informa\u00e7\u00e3o de seus processos.<\/p>\n\n\n\n

Procure criar regras e uma hierarquia de organiza\u00e7\u00e3o. Caso tenha, por exemplo, o Law Office e pastas f\u00edsicas, crie regras como \u201ctodos os processos novos devem ser cadastrados primeiro no software e, em seguida, deve ser criada uma pasta f\u00edsica\u201d. N\u00e3o importa a forma de armazenamento, o que \u00e9 indispens\u00e1vel \u00e9 que voc\u00ea crie rotinas internas para guardar estes dados.<\/p>\n\n\n\n

O mesmo vale para andamentos processuais e documentos, tudo deve estar sempre atualizado e organizado. Crie regras tamb\u00e9m sobre a atualiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es e conte com sua equipe para manter tudo sempre em ordem.<\/p>\n\n\n\n

Delegue tarefas<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Pode soar um pouco \u00f3bvio, mas \u00e9 o que faz toda a diferen\u00e7a. A divis\u00e3o de tarefas \u00e9 a melhor forma de organizar qualquer escrit\u00f3rio de maneira eficiente. Centralizar tudo em voc\u00ea pode parecer uma boa ideia \u00e0s vezes, mas, acredite, \u00e9 exaustivo e contraproducente.<\/p>\n\n\n\n

Dividir as fun\u00e7\u00f5es n\u00e3o s\u00f3 aliviar\u00e1 suas tarefas di\u00e1rias, mas tamb\u00e9m permitir\u00e1 que o escrit\u00f3rio trabalhe de forma mais r\u00e1pida e eficiente.<\/p>\n\n\n\n

No entanto, \u00e9 importante que as tarefas sejam bem distribu\u00eddas e que cada um tenha fun\u00e7\u00f5es bem definidas. Isso evita que voc\u00ea tenha colaboradores pouco produtivos ou que dois deles realizem as mesmas atividades. Al\u00e9m disso, te ajudar\u00e1 a saber quem procurar se precisar de ajuda e de quem cobrar cada atividade.<\/p>\n\n\n\n

Voltando \u00e0s regras de armazenamento, aponte um colaborador respons\u00e1vel por arquivar documentos, outro respons\u00e1vel por manter as publica\u00e7\u00f5es em dia e outro por procurar atualiza\u00e7\u00f5es nos sites dos tribunais, por exemplo.<\/p>\n\n\n\n

Controle<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Voc\u00ea pode delegar dezenas de tarefas, mas se n\u00e3o tiver um controle de quais est\u00e3o sendo realizadas e quais n\u00e3o est\u00e3o, de nada adiantam as delega\u00e7\u00f5es. Administrar um escrit\u00f3rio de forma eficiente nada mais \u00e9 do que saber delegar e controlar tarefas.<\/p>\n\n\n\n

A falta de controle \u00e9 um dos erros mais comuns na administra\u00e7\u00e3o de escrit\u00f3rio.  Em pouco tempo, os colaboradores ir\u00e3o notar que seus esfor\u00e7os n\u00e3o est\u00e3o sendo observados e isso pode dar margem para desest\u00edmulo ou trabalhos realizados pela metade.<\/p>\n\n\n\n

Crie mecanismos eficientes de controle, como extra\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios do Law Office ou reuni\u00f5es internas peri\u00f3dicas com colaboradores chave. Determine respons\u00e1veis por cada informa\u00e7\u00e3o e uma forma de ele repassar os dados e resultados que obter.<\/p>\n\n\n\n

Acessibilidade<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Conex\u00e3o e compartilhamento s\u00e3o palavras-chave aqui. Voc\u00ea e sua equipe receber\u00e3o informa\u00e7\u00f5es o tempo todo. Seja atrav\u00e9s de liga\u00e7\u00f5es, e-mails, dilig\u00eancias aos f\u00f3runs, push<\/em> de andamentos, pesquisa em sites ou qualquer outra forma, informa\u00e7\u00f5es relevantes estar\u00e3o dispon\u00edveis o tempo todo. \u00c9 importante que, al\u00e9m de ter a informa\u00e7\u00e3o bem armazenada, ela esteja dispon\u00edvel para todos quando for necess\u00e1ria.<\/p>\n\n\n\n

Sua forma de armazenamento precisa estar organizada e acess\u00edvel. Se utilizar pastas, procure categoriz\u00e1-las, etiquetar tudo adequadamente e manter as pastas sempre nos arquivos. Caso j\u00e1 seja usu\u00e1rio do Law Office, certifique-se de que todos tenham os acessos necess\u00e1rios. Caso mantenha controles em documentos, h\u00e1 diversas formas de compartilhamento de documentos em nuvem ou em rede interna. N\u00e3o se esque\u00e7a de se certificar de que toda esta informa\u00e7\u00e3o esteja dispon\u00edvel quando voc\u00ea precisar dela.<\/p>\n\n\n\n

Pense grande para ser grande<\/strong><\/p>\n\n\n\n

A tecnologia chegou ao mundo jur\u00eddico para ficar e, acredite, ela est\u00e1 a\u00ed para te ajudar. Existem centenas de maneiras de se beneficiar dela para armazenar e organizar as informa\u00e7\u00f5es de seus processos.<\/p>\n\n\n\n

Manter os mesmos procedimentos de anos atr\u00e1s n\u00e3o ajudar\u00e1 seu escrit\u00f3rio a crescer. Atualize-se e renove seus procedimentos, sua postura, sua forma de enxergar o trabalho do advogado. N\u00e3o fique para tr\u00e1s, d\u00ea o primeiro passo para montar um escrit\u00f3rio moderno.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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