Produtivo ou Ocupado: você sabe administrar seu tempo no trabalho?

por Karina Ribeiro.

Para todos nós o dia é composto por 24 horas, mas por que algumas pessoas conseguem administrar tão bem seu tempo por dia e outras não? É como se o dia tivesse menos horas para algumas pessoas…

Tenho uma resposta muito fácil para esta questão: isso ocorre pois você se ocupou de muitas coisas no dia, e coisas que talvez nem fossem tão prioridade assim. 

Nesse caso, o que você precisa é organizar melhor o seu tempo, levando em consideração as tarefas e os projetos que são mais urgentes, o que demanda mais concentração e o que pode ser feito ao longo da semana.

Pessoas ocupadas, dizem “sim” para tudo, pessoas produtivas dizem “não”, ou pensam antes de responder. Está é uma forma que pessoas produtivas têm de eliminar distrações que os desfocam do que é prioridade.

Quem diz “sim” para tudo, adora dizer que resolve todos os problemas, mesmo que esses nada tenham a ver com seus objetivos. São os famosos “Multitarefas” – o que não é sinônimo de colocar todas suas habilidades em prática e cumprir com aquilo que lhe foi designado como prioridade.

Organize seu tempo para executar apenas uma tarefa de cada vez e você será muito mais produtivo. Estudos realizados pela universidade canadense McGill revelaram que quando tentamos realizar várias tarefas simultaneamente, na verdade, não realizamos mais de uma atividade ao mesmo tempo, mas alternando rapidamente entre elas. E essa troca é cansativa. Ele consome glicose oxigenada no cérebro, o mesmo combustível necessário para se concentrar nas tarefas.

Pessoas ocupadas realizam tarefas de forma dispersa, pessoas produtivas organizam o seu tempo de forma disciplinada.

E como desenvolver esta disciplina? Estabelecendo prazos …

Ter prazos é um incentivo a concretizar tarefas. Quando não existe um prazo inicial e um prazo final para uma tarefa, a tendência é a procrastinação. Você consegue evitar isso estabelecendo prazos bem definidos tanto para iniciar quanto para finalizar uma tarefa.

As pessoas ocupadas têm diversas metas, já as pessoas produtivas têm prioridades!

A verdade é que para se tornar produtivo é necessário priorizar as tarefas de acordo com a sua importância, e entregar mais em menos tempo (e não trabalhar mais em mais tempo, como se costuma pensar). Até porque, trabalhar mais pode prejudicar severamente a sua saúde, podendo até mesmo levar a casos de burnout e esgotamento mental, o que nós sabemos que é extremamente prejudicial, tanto para sua carreira, como para a vida pessoal.

Como manter o foco no prazo pré-estabelecido:

1. Mantenha sua área de trabalho arrumada:

Parece uma medida simples demais, mas ela faz toda diferença no seu rendimento diário. Quando a sua área de trabalho está limpa e organizada, seu dia se torna mais produtivo, os objetos são encontrados com facilidade e você tem um maior prazer em executar as tarefas. Para manter tudo sob controle no seu expediente, o ponto de partida é justamente esse!

2. Resolva as pendências:

Um grande impeditivo para o cumprimento de datas é o descontrole das pendências. Por vezes, elas ficam misturadas com coisas já resolvidas e isso te impossibilita de ter uma visão geral do trabalho. Um e-mail que foi lido e não foi respondido, um documento que precisa ser assinado e está escondido no gaveteiro, um feedback a ser dado que é sempre deixado para depois. Não importa qual seja a pendência, o importante é que você a conheça e resolva. Não empurre com a barriga!

3. Anote seus compromissos:

Como você conseguirá obedecer aos prazos se os seus compromissos não estiverem anotados? Tenha o hábito de anotar os compromissos na agenda e isso facilitará bastante na organização da sua rotina de trabalho. Pode ser uma agenda online, uma agenda eletrônica ou mesmo uma agenda tradicional. Só não vale contar apenas com a memória!

4. Estabeleça prioridades:

Outra dica bacana é fazer um check-list com as atribuições diárias, estabelecendo uma ordem de prioridade para o cumprimento das atividades. No topo da lista devem constar não as tarefas mais fáceis ou mais difíceis de executar, mas sim as tarefas mais importantes. À medida que as atribuições forem realizadas, elas devem ser eliminadas da lista.

5. Evite as distrações:

Tome bastante cuidado para não perder o foco ao longo do desenvolvimento do trabalho. Essa é uma das principais causas de atrasos na entrega de serviços. Uma conversa fora de hora ou um simples acesso às redes sociais pode colocar o prazo inicial a perder. Outra medida básica de organização, é saber separar a vida pessoal da profissional. Isso ajuda a manter o foco no que é prioridade no momento!

Aqui vão algumas dicas para ser mais produtivo:

  • Ao chegar no trabalho, faça uma lista com o que precisa ser feito no dia, na ordem do mais importante, para o menos importante 
  • Aprenda mais sobre o método Ivy Lee
  • Mantenha a comunicação alinhada 
  • Pratique o deep work 
  • Revise sempre as prioridades com seu gestor 
  • Certifique-se que o fluxo de trabalho não tem etapas que acabam atrapalhando o processo 
  • Use um timesheet para mensurar as horas que você gasta em cada tipo de atividade
  • Use uma ferramenta de gestão online

>> Leitura recomendada: Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas.

por Karina Ribeiro.