Como otimizar o controle de processos, andamentos e documentos

Toca o telefone. A secretária do escritório atende polidamente e repassa a ligação “É o Sr. Fulano”, um de seus clientes mais valiosos. Pronto. Está criado o cenário para o caos. Nos próximos cinco minutos, advogados, estagiários e secretária devem procurar, onde quer que estejam, informações sobre a situação do processo deste cliente. Podem estar em pastas físicas, documentos em Word, e-mails, pilhas de papéis na sua mesa ou em qualquer outro lugar.

Como advogado, você já deve ter passado por uma situação parecida. Seus clientes te ligam sem aviso e, claro, eles esperam que você tenha toda a informação que eles precisam na ponta da língua. Mas, como você, nós sabemos que isso é impossível.

Vivemos na era da tecnologia e, mais importante do que ter a informação, é saber onde buscá-la. Sempre foi um desafio para todo escritório manter um controle eficiente das informações dos processos que cuida. Seja lá qual for a sua forma de armazenamento destes dados, algumas dicas podem ajudá-lo a se organizar e manter um banco de dados atualizado.

Tenha uma forma de armazenamento

Isso é essencial. Se você tiver algumas informações cadastradas no Law Office, outras em planilhas de Excel e outras em pastas físicas, você não irá saber onde procurar o que precisa com eficiência. É necessário criar uma maneira de armazenar e organizar toda a informação de seus processos.

Procure criar regras e uma hierarquia de organização. Caso tenha, por exemplo, o Law Office e pastas físicas, crie regras como “todos os processos novos devem ser cadastrados primeiro no software e, em seguida, deve ser criada uma pasta física”. Não importa a forma de armazenamento, o que é indispensável é que você crie rotinas internas para guardar estes dados.

O mesmo vale para andamentos processuais e documentos, tudo deve estar sempre atualizado e organizado. Crie regras também sobre a atualização das informações e conte com sua equipe para manter tudo sempre em ordem.

Delegue tarefas

Pode soar um pouco óbvio, mas é o que faz toda a diferença. A divisão de tarefas é a melhor forma de organizar qualquer escritório de maneira eficiente. Centralizar tudo em você pode parecer uma boa ideia às vezes, mas, acredite, é exaustivo e contraproducente.

Dividir as funções não só aliviará suas tarefas diárias, mas também permitirá que o escritório trabalhe de forma mais rápida e eficiente.

No entanto, é importante que as tarefas sejam bem distribuídas e que cada um tenha funções bem definidas. Isso evita que você tenha colaboradores pouco produtivos ou que dois deles realizem as mesmas atividades. Além disso, te ajudará a saber quem procurar se precisar de ajuda e de quem cobrar cada atividade.

Voltando às regras de armazenamento, aponte um colaborador responsável por arquivar documentos, outro responsável por manter as publicações em dia e outro por procurar atualizações nos sites dos tribunais, por exemplo.

Controle

Você pode delegar dezenas de tarefas, mas se não tiver um controle de quais estão sendo realizadas e quais não estão, de nada adiantam as delegações. Administrar um escritório de forma eficiente nada mais é do que saber delegar e controlar tarefas.

A falta de controle é um dos erros mais comuns na administração de escritório.  Em pouco tempo, os colaboradores irão notar que seus esforços não estão sendo observados e isso pode dar margem para desestímulo ou trabalhos realizados pela metade.

Crie mecanismos eficientes de controle, como extração de relatórios do Law Office ou reuniões internas periódicas com colaboradores chave. Determine responsáveis por cada informação e uma forma de ele repassar os dados e resultados que obter.

Acessibilidade

Conexão e compartilhamento são palavras-chave aqui. Você e sua equipe receberão informações o tempo todo. Seja através de ligações, e-mails, diligências aos fóruns, push de andamentos, pesquisa em sites ou qualquer outra forma, informações relevantes estarão disponíveis o tempo todo. É importante que, além de ter a informação bem armazenada, ela esteja disponível para todos quando for necessária.

Sua forma de armazenamento precisa estar organizada e acessível. Se utilizar pastas, procure categorizá-las, etiquetar tudo adequadamente e manter as pastas sempre nos arquivos. Caso já seja usuário do Law Office, certifique-se de que todos tenham os acessos necessários. Caso mantenha controles em documentos, há diversas formas de compartilhamento de documentos em nuvem ou em rede interna. Não se esqueça de se certificar de que toda esta informação esteja disponível quando você precisar dela.

Pense grande para ser grande

A tecnologia chegou ao mundo jurídico para ficar e, acredite, ela está aí para te ajudar. Existem centenas de maneiras de se beneficiar dela para armazenar e organizar as informações de seus processos.

Manter os mesmos procedimentos de anos atrás não ajudará seu escritório a crescer. Atualize-se e renove seus procedimentos, sua postura, sua forma de enxergar o trabalho do advogado. Não fique para trás, dê o primeiro passo para montar um escritório moderno.