Gestão administrativa e o caos operacional

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Sair do operacional do dia a dia do negócio e passar a ser o seu gestor é o passo mais fundamental para o seu crescimento!

“Gerenciamento é substituir músculos por pensamentos, folclore e superstição por conhecimento, e força por cooperação.” (Peter Drucker)

A palavra “gestão” é muito conhecida, porém, poucos praticam a gestão em seus negócios, principalmente quando falamos em pequenos ou médios escritórios onde os sócios têm dificuldade de perceber o momento de sair do operacional e realizar a gestão.

A base da gestão administrativa está na capacidade que o gestor tem de utilizar todos os recursos disponíveis para administrar o negócio de maneira organizada. Quando falamos dos recursos disponíveis não estamos falando apenas dos membros do escritório que realizam diretamente o trabalho, mas também dos indiretos, como contadores; escritórios de TI; assessores e consultores em geral; dos equipamentos comprados e dos sistemas adquiridos.

Com relação a equipe, as análises são superficiais e as contratações são feitas em momentos de aumento de trabalho sem um diagnóstico de longo prazo. Num momento de pânico, saímos contratando um ou mais colaboradores que, após esse esforço inicial, são incorporados ao fluxo.

Mesmo assim o gestor não consegue se desligar do operacional, o que contribui para aumentar o caos, já que a equipe não tem um caminho a seguir, nem uma supervisão que aponte melhores formas de se trabalhar ou indicadores para ter metas claras de produtividade.

Além disso, por necessidades que aparecem em algum momento ou por indicações de colegas, os sócios adquirem um sistema integrado, mas não o utilizam de forma adequado no escritório e nem disseminam a sua utilização. Ele passa a ser não mais que um depósito de processos e informações processuais. Nada muito diferente do que existia em planilhas

Um sistema possibilita muito mais do que o controle de processos, prazos contas a pegar e receber, mas também integra o escritório, já que haverá a necessidade de todo o fluxo – entrada e registro do cliente; registro do contrato e lançamento dos casos com suas movimentações – estarem no sistema e assim a informação é padronizada, bem como o fluxo de trabalho.

Com este processo, temos possibilidades de obter relatórios de análises para auxílio da gestão. O que facilitará o trabalho dos advogados, coordenadores e sócios, além de facilitar a relação com o cliente.

Se isto não for feito de maneira adequada, teremos a continuação do caos.

Aos poucos o trabalho que deveria ser feito em equipe é individualizado e cada um começa a utilizar uma forma de realizar suas tarefas diárias.

Para piorar a situação, a pessoa que tem cada vez mais trabalho é o próprio gestor, que realiza todos de forma superficial e se transforma num “apagador de incêndios” diário, tomando decisões individuais o que causa mais confusão ao processo, pois ele próprio se transforma em um gargalo no fluxo.

Essas decisões são confusas e sem um padrão, fazendo com que as pessoas se sintam inseguras e comunicação entre todos os membros é confusa e desorganizada.

Nenhuma política é definida e todos tendem a solicitar o seu tempo a todo momento para resolver qualquer coisa.

Isso só aumenta o estresse de todos e o sócio resolve contratar mais funcionários para dar conta do trabalho, não percebendo que isso somente aumentará o seu, pois terá mais pessoas para solicitarem as suas decisões.

O resultado disso será a perda de prazos; entrega de trabalhos ruins, incompletos e sem padrão; perda de clientes que se sentem desprotegidos ou abandonados; contratação de funcionários que realizam trabalhos para os quais não foram contratados ou não têm qualificação suficiente.

Enfim, o caos total!

Para parar esse círculo vicioso, o dirigente tem de ter a capacidade de perceber esse momento e resolver mudar drasticamente ou seu dia a dia.

A tarefa não é fácil, já que, preso na rotina do caos, ele não percebe a armadilha que criou para si e para o negócio.

Seguem algumas dicas para auxiliar nesse processo:

  1. Utilize o sistema como sua principal ferramenta de gestão, obrigando que todos lancem toda informação produzida dentro do sistema
  2. Delegue as tarefas que os outros podem fazer e não as que você não consegue por falta de tempo
  3. Realize as tarefas que são de responsabilidade do sócio como:  o contato com o cliente; a análise da produtividade; a criação de novas teses ou novos serviços para serem apresentados; revisão ou criação de padrões e a verificação de que todos os recursos disponíveis estão sendo bem utilizados. Enfim, Gestão Administrativa.
  4. Crie horários de atendimento para os membros do escritório e definia as políticas genéricas para as decisões do dia a dia para que todos saibam de antemão qual deve ser o caminho a ser seguido.
  5. Caso não consiga quebrar aquele círculo sozinho talvez haja a necessidade da contratação de um consultor externo que consiga dar uma certa ordem nesse caos

por Pablo Mangiaterra