Os escritórios de advocacia percorreram um longo caminho desde o uso da caneta e do papel. Hoje, o software de gerenciamento de escritórios de advocacia pode ajudar a automatizar tudo, desde a admissão de clientes até o faturamento. Muitos escritórios de advocacia estão automatizando até a montagem de documentos com uma plataforma de automação, e com isso, facilitando ainda mais o dia a dia.
Embora uma plataforma de automação de documentos possa parecer assustador, ela pode ser facilmente integrada à sua prática para economizar tempo e reduzir erros. Continue lendo para saber mais sobre automação de documentos e como ela pode beneficiar seu escritório de advocacia.
Automação de documentos em um piscar de olhos
A Looplex é nossa plataforma de automação de documentos para empresas e escritórios de advocacia, e ela facilita a elaboração de documentos. Os escritórios de advocacia podem inserir modelos existentes ou criar modelos para tipos comuns de documentos — seja uma carta de retenção padrão ou um contrato ou acordo mais complexo. A plataforma de automação de documentos preencherá informações variáveis (como datas, nomes e cláusulas) que podem mudar entre clientes e assuntos.
Mas isso não é tudo – a automação de documentos pode até adicionar/remover cláusulas em documentos e corrigir a concordância sujeito-verbo para corresponder ao número de pessoas mencionadas no documento.
Como os escritórios de advocacia usam a automação de documentos
Os escritórios de advocacia podem usar a automação de documentos de várias maneiras. Por exemplo, a plataforma de automação de documentos pode inserir nomes e informações de contato para cartas padrão. Seja você um paralegal de contencioso civil enviando inúmeras cartas de solicitação de documentos ou um advogado de direito de família redigindo uma nova carta de retenção, a plataforma de automação de documentos pode ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro em tarefas rotineiras de redação de cartas.
A plataforma de automação de documentos também é valiosa para a elaboração de documentos jurídicos mais longos e complexos. Tomemos, por exemplo, um precedente de testamento. O advogado pode precisar adicionar ou remover cláusulas dependendo se o cliente tem filhos. O acordo sujeito-verbo também precisa ser alterado em todo o documento, dependendo do número de partes referidas (por exemplo, se o cliente tiver um filho ou vários filhos). Como a maioria dos advogados e paralegais sabem, editar para acordo sujeito-verbo e adicionar/remover cláusulas pode consumir muita energia e tempo.
É aí que entra a automação de documentos. Em vez de localizar e substituir manualmente cláusulas, palavras ou frases, você pode informar ao software o que precisa e ele criará um documento adaptado às suas necessidades.
Por que os escritórios de advocacia devem considerar a automação de documentos
A plataforma de automação de documentos pode beneficiar escritórios de advocacia de várias maneiras. Abaixo, abordaremos alguns dos principais motivos para usar a automação de documentos em seu escritório de advocacia.
- A automação de documentos economiza tempo
De acordo com diversas pesquisas, um escritório de advocacia médio gasta 30% das horas disponíveis na elaboração de documentos de rotina. A plataforma de automação de documentos pode ajudar seu escritório de advocacia a economizar tempo inserindo as informações apenas uma vez e aplicando-as a uma variedade de documentos. Ao criar um conjunto de modelos (um grupo de documentos semelhantes que você usa para clientes), as informações serão preenchidas automaticamente e você economizará ainda mais tempo.
- A automação de documentos evita erros
Humanos cometem erros, e advogados e outros funcionários de escritórios de advocacia não são diferentes. Fazer malabarismos com diferentes clientes, assuntos e tarefas diariamente significa que pequenos erros podem acontecer. Você pode escrever errado o nome de um cliente (o que, na melhor das hipóteses, não impressionará seu cliente) ou, pior ainda, cometer um erro em um processo judicial. A plataforma de automação de documentos ajuda advogados e paralegais a evitar erros, preenchendo automaticamente as informações associadas ao seu cliente ou assunto. - A automação de documentos capacita os escritórios de advocacia
Todos os dias, os escritórios de advocacia perdem tempo com delegação e supervisão. A automação de documentos pode fornecer a todos os membros de um escritório de advocacia acesso a modelos projetados por advogados experientes, permitindo que qualquer pessoa, de associados a assistentes administrativos, se concentre em tarefas faturáveis sem supervisão constante. E, graças à centralização dos documentos, é mais fácil colaborar e revisar documentos criados por outros membros de sua equipe, mesmo que todos estejam em locais diferentes. Você pode acessar seus documentos a qualquer hora, em qualquer lugar.
- Não se preocupe com coisas pequenas
A plataforma de automação de documentos libera tempo para advogados e demais funcionários dos escritórios de advocacia a se concentrarem em tarefas importantes e mais interessantes. Ao automatizar a maior parte da redação jurídica, você pode gastar mais tempo se concentrando em questões interessantes e gerais, em vez daquela papelada interminável. Pode até liberar tempo para desenvolvimento profissional e vida fora do trabalho. Advogados não passam por anos de estudo para passar seus dias revisando documentos padronizados. Se você deseja fazer a diferença ou se concentrar nos aspectos intelectualmente desafiadores do seu trabalho, a automação de documentos pode ajudar a otimizar seu dia. Você pode dedicar mais tempo ao trabalho para o qual foi treinado e atender melhor seus clientes em questões jurídicas.
- Acesso a precedentes judiciais precisos
Soluções de automação de documentos fornecem acesso a milhares de formulários federais, estaduais e locais atualizados. Com a automação e os modelos de documentos, não há necessidade de pesquisar esses documentos on-line, convertê-los em um formato utilizável e preenchê-los você mesmo. Ou pior, confiar acidentalmente em um formulário desatualizado salvo no banco de dados do seu escritório de advocacia. Esses formulários são precisos, atualizados e prontos para serem preenchidos e arquivados.
Automação de documentos para seu escritório de advocacia
A plataforma de automação de documentos Looplex ajuda os escritórios de advocacia a simplificar as tarefas de rotina e concentrar sua atenção em assuntos mais importantes, mantendo o controle e a precisão dos documentos. Embora a implementação de novas tecnologias e processos possa ser assustadora para escritórios de advocacia, a integração de software correta tornará a transição muito menos desafiadora. Além disso, o benefício geral para as empresas e escritórios de advocacia e seus clientes é inegável. Independentemente da área do direito em que você atua, a adoção de uma solução de software de automação de documentos pode ajudar a economizar tempo, evitar erros e melhorar a lucratividade.
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